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Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles la Société PROOFTAG (ci-après « Prooftag ») s’engage à effectuer pour le compte du Client (ci-après « le Responsable de Traitement ») les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après. Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le Règlement Européen sur la protection des données », « RGPD » ou « Règlement »).
Prooftag est autorisé à traiter pour le compte du Responsable de Traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir les services suivants : Mise en place d’une plate-forme de service ProoftagCerv, Mise a d’information permettant à ce dernier de superviser la distribution et la mise en œuvre de ses produits ou documents, et support technique.
La nature des opérations réalisées sur les données est l’analyse des informations en vue de corriger les informations erronées, la réalisation de tâches de maintenance informatique pour assurer la disponibilité du service, et l’apport de conseil fonctionnel sur l’utilisation des Logiciels de saisie et d’exploitation des données.
Prooftag s’engage à respecter les dispositions du RGPD dans le cadre de ses obligations.
Le responsable du traitement s’engage à définir les données recueillies dans le respect du RGPD
La base légale du traitement est l’exécution du contrat de service.
Les catégories de personnes concernées sont les clients du Responsable de Traitement.
Pour l’exécution du service objet du présent contrat, le Responsable de Traitement met à la disposition du Prooftag les informations nécessaires suivantes :
Prooftag s’engage à :
Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut ;
Il appartient au Responsable de Traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.
Dans la mesure du possible, Prooftag doit aider le Responsable de Traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité́ des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).
Lorsque les personnes concernées exercent auprès de Prooftag des demandes d’exercice de leurs droits, Prooftag doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique au DPO du Responsable de Traitement, ou à défaut au représentant du Responsable de Traitement.
Prooftag notifie au Responsable de Traitement, dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, toute violation de données à caractère personnel lui incombant, par courrier électronique au DPO du Responsable de Traitement, ou à défaut au représentant du Responsable de Traitement. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Responsable de Traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.
Prooftag pourra aider le Responsable de Traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données. Prooftag pourra assister le Responsable de Traitement pour la réalisation éventuelle de la consultation préalable de l’autorité́ de contrôle.
En application de l’article 32.1 du RGPD, le Responsable de Traitement et Prooftag reconnaissent mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques.
Prooftag est responsable de la sécurité des traitements sous-traités uniquement pour les aspects relevant de son contrôle. Le Responsable du Traitement demeure responsable de la sécurité et de la confidentialité de ses systèmes d’information et de sa politique interne d’accès au Logiciel, notamment dans la définition et l’attribution des rôles fonctionnels. Il lui appartient de s’assurer que les usages et les choix de configuration de la plateforme de service en ligne ProoftagCerv à sa disposition répondent aux exigences du règlement. Prooftag n’a aucune obligation de protéger des données personnelles qui sont stockées ou transférées par le responsable du traitement hors du Logiciel.
Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information du sous-traitant. Une fois détruites, Prooftag doit justifier par écrit de la destruction.
Toute communication à destination du délégué RGPD doit être adressé à :
Service RGPD
PROOFTAG, 1100 av de l’Europe
Mail : Prooftag@prooftag.com
Prooftag déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Responsable de Traitement comprenant :
Prooftag met à la disposition du Responsable de Traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits.
Le Responsable de Traitement s’engage à :
Les conditions générales énoncées ci-dessous sont applicables dès la signature du contrat et pendant toute la durée d’exécution du contrat, conformément à l’entrée en application du Règlement Européen sur la protection des données.